Tu factura puede estar en orden... pero ¿qué hay detrás de ella?
Materialidad de operaciones: el tema fiscal que las empresas no deberían ignorar rumbo a 2027
Por Roberto Garnica | Capital Consulting
Hay una pregunta que me parece que pocas empresas se hacen cuando contratan un servicio: Si mañana el SAT me pidiera demostrar que realmente recibí lo que pagué, ¿qué le enseñaría?
Piénsalo un momento.
Contrataste una asesoría, pagaste una campaña publicitaria o solicitaste un servicio de mantenimiento. El proveedor te facturó, realizaste la transferencia y tu contador registró el gasto.
Hasta ahí, todo parece estar bien.
Pero ahora imagina que te preguntan quién realizó el trabajo, qué actividades desarrolló, cuánto tiempo le tomó y qué recibió tu empresa a cambio. ¿Tendrías cómo responder?
Este es precisamente uno de los puntos que debemos entender cuando hablamos de materialidad de operaciones.
La factura no cuenta toda la historia.
Durante mucho tiempo, algunas empresas han concentrado su control documental en tres elementos: factura, pago y registro contable. Son importantes, por supuesto. Pero no siempre son suficientes para demostrar que una operación efectivamente ocurrió.
La materialidad se refiere, en términos prácticos, a poder acreditar que aquello que contratamos, compramos o pagamos realmente se llevó a cabo.
Pongamos un ejemplo.
Tu empresa contrata una consultoría administrativa por $150,000.
Tienes la factura y el comprobante de transferencia. Pero ¿dónde está la propuesta?, ¿qué actividades se realizaron?, ¿hubo reportes?, ¿qué resultados se entregaron?
No estoy diciendo que todas las consultorías deban tener exactamente los mismos documentos. Lo que quiero señalar es que debe existir una forma razonable de demostrar el trabajo realizado.
Porque pagar un servicio y poder demostrar que lo recibiste son dos cosas distintas.
¿Qué está cambiando este 2026 y por qué será importante para 2027?
Aquí es donde el tema se vuelve especialmente relevante.
Las reformas fiscales de 2026 reforzaron las disposiciones relacionadas con los comprobantes que amparan operaciones reales, así como los mecanismos de revisión de operaciones que podrían considerarse inexistentes.
Esto tiene consecuencias importantes.
Cuando se determina, conforme al procedimiento legal aplicable, que una operación es inexistente, pueden verse afectados sus efectos fiscales, como la deducción para ISR o el acreditamiento del IVA. En determinados supuestos también pueden existir otras consecuencias administrativas o penales.
Además, los criterios judiciales en materia de materialidad han reiterado un punto importante: los CFDI, registros contables y papeles de trabajo no necesariamente constituyen, por sí mismos, prueba suficiente de que una operación realmente se llevó a cabo.
Esto no significa que todas las empresas deban reunir exactamente los mismos documentos ni que la ausencia de un contrato implique automáticamente que una operación sea inexistente.
Significa que debemos prestar atención a la evidencia que respalda nuestras actividades, especialmente cuando contratamos servicios cuya ejecución no siempre es fácil de demostrar.
¿Y qué podemos esperar de 2027?
El Paquete Económico presentado para el próximo ejercicio mantiene entre sus prioridades el fortalecimiento de la recaudación, el cumplimiento fiscal y el combate a la evasión.
Esto no significa que exista una nueva obligación general de materialidad que comenzará automáticamente en enero de 2027.
Sin embargo, sí nos deja una señal importante: el respaldo de las operaciones seguirá siendo un tema que las empresas deberán atender.
Estamos entrando en la recta final de 2026 y las empresas tienen una oportunidad para revisar cómo están documentando sus operaciones antes de comenzar el próximo ejercicio.
Y aquí es donde quiero hacer énfasis.
Desde mi punto de vista, esperar al cierre anual o a que llegue una revisión del SAT para comenzar a buscar contratos, entregables y evidencias sería asumir un riesgo que podemos evitar desde ahora.
La materialidad no debería preocuparnos únicamente cuando llega una revisión. Debería formar parte de la manera en que administramos nuestras operaciones todos los días.
El problema no es solamente fiscal
Hay algo que también me parece importante mencionar. Cuando una empresa no conserva evidencia de los servicios que contrata, el problema no necesariamente empieza con el SAT.
Empieza desde su propia administración.
¿Cómo sabemos que el proveedor cumplió con lo acordado? ¿Quién revisó el trabajo? ¿Dónde quedaron los resultados? ¿Quién autorizó el pago?
Si no podemos responder estas preguntas internamente, difícilmente tendremos toda la información organizada cuando alguien más la solicite.
Y esto ocurre especialmente con servicios intangibles.
Cuando compras mercancía, normalmente existen entregas, inventarios o registros de recepción.
Pero cuando contratas consultoría, publicidad, desarrollo de software o asesoría especializada, los resultados pueden encontrarse en informes, archivos digitales, correos, reuniones de trabajo o entregables.
Por ejemplo, si contrataste una campaña publicitaria, podrías conservar la propuesta, las piezas desarrolladas, los reportes de resultados y las comunicaciones con la agencia.
En cambio, si contrataste una consultoría, la evidencia podría incluir el alcance del proyecto, los reportes de trabajo, los entregables y las recomendaciones realizadas.
Son servicios diferentes y, por lo tanto, la manera de demostrar su ejecución también puede ser distinta.
Lo importante es que la documentación tenga sentido con lo que realmente contrataste y recibiste.
Entonces, ¿qué deberíamos conservar?
No existe una lista única de documentos que sirva para todas las operaciones.
La evidencia debe analizarse considerando la naturaleza del bien o servicio, las circunstancias de la operación y los elementos disponibles para acreditar que efectivamente ocurrió.
No sería razonable exigir exactamente los mismos documentos para una compra de mercancía que para un servicio de asesoría.
Sin embargo, hay cinco preguntas que considero útiles para revisar cualquier operación:
1. ¿Qué contratamos?
Deberíamos poder identificar el servicio o producto, su alcance, condiciones y costo.
2. ¿Quién lo realizó?
Es importante conocer al proveedor y contar con elementos congruentes con su participación en la operación.
3. ¿Cómo se llevó a cabo?
Aquí pueden ser útiles reportes de actividades, comunicaciones, registros de ejecución, evidencias de entrega o avances del trabajo.
4. ¿Qué recibió nuestra empresa?
Dependiendo del servicio, pueden existir informes, resultados, productos, archivos, recomendaciones o constancias de recepción.
5. ¿Dónde está toda esa información?
Este último punto parece sencillo, pero es fundamental.
De poco sirve contar con evidencia si está dispersa entre correos, mensajes, carpetas personales y archivos que nadie sabe localizar.
No se trata de generar papeles por generar papeles. Se trata de conservar evidencia auténtica, congruente y suficiente de lo que realmente sucede en nuestra empresa.
¿Y si hoy no tengo toda esa documentación?
Lo primero es identificar qué operaciones requieren mayor atención.
Yo comenzaría por los servicios de mayor importe, aquellos que se contratan de forma recurrente y los que, por su naturaleza, pueden ser más difíciles de demostrar.
Después revisaría qué información existe y dónde se encuentra.
Quizá hay correos, propuestas, archivos, reportes o entregables que nunca se integraron al expediente del proveedor.
También vale la pena definir un proceso sencillo para las nuevas contrataciones: quién solicita el servicio, quién valida su ejecución y quién resguarda la evidencia.
Lo que no debemos hacer es intentar fabricar documentación para aparentar que algo sucedió.
La intención es respaldar operaciones reales, no construir una historia después.
Una reflexión antes de terminar:
En las empresas solemos preocuparnos por tener las facturas correctas, presentar nuestras declaraciones y pagar los impuestos correspondientes.
Y está bien, son obligaciones que debemos cumplir. Pero pocas veces nos detenemos a pensar si tenemos cómo demostrar las operaciones que realizamos todos los días.
Porque una buena administración no termina cuando se paga una factura. También implica saber qué contratamos, qué recibimos y cómo podemos comprobarlo.
De cara a 2027, vale la pena hacernos una pregunta:
Si mañana el SAT nos pidiera demostrar nuestras operaciones, ¿estaríamos preparados para hacerlo?
Quizá sea momento de dejar de preocuparnos únicamente por tener la factura y comenzar a prestar más atención a lo que hay detrás de ella.
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