El cierre de año no comienza en diciembre:
Una experiencia que nos recordó por qué es importante anticiparse
Recibir tus pagos no significa que toda tu información esté en orden. Descubrirlo hasta abril puede complicar mucho las cosas.
Hace un tiempo acompañamos a un cliente cuya experiencia nos dejó una lección importante sobre la necesidad de revisar la información antes de que termine el año.
Se trataba de una persona física con actividad empresarial que prestaba servicios profesionales y también recibía pagos bajo el esquema de asimilados a salarios. Durante el año, recibía sus pagos con normalidad y confiaba en que su contador tuviera toda la información correctamente registrada y conciliada.
Aparentemente, no había ningún problema. Sin embargo, cuando llegó abril del siguiente año y comenzó a preparar su declaración anual, descubrió que había recibido un pago por asimilados a salarios sin contar con el CFDI de nómina correspondiente.
El dinero había ingresado a su cuenta, pero faltaba el comprobante que debía respaldar ese pago. La diferencia complicó la preparación de su declaración y obligó a revisar operaciones de meses anteriores, contactar a quien realizó el pago y evaluar las alternativas de corrección.
El problema no comenzó en abril. Había comenzado meses atrás, cuando se recibió el pago sin verificar que estuviera correctamente documentado.
¿Qué fue lo que realmente falló?
No se trataba únicamente de un comprobante faltante. Había una desconexión entre tres aspectos fundamentales de su actividad:
Financieramente, el cliente sabía que había recibido el dinero, pero no llevaba un control que le permitiera confirmar que todos sus ingresos estuvieran debidamente respaldados.
Contablemente, la diferencia entre los depósitos recibidos y la documentación correspondiente no se había identificado ni atendido oportunamente.
Fiscalmente, el comprobante faltante afectaba la información disponible para preparar la declaración anual y verificar las retenciones aplicables.
El cliente confiaba en que todo estuviera en orden, pero no existía una revisión periódica para confirmarlo. Cuando finalmente se detectó la diferencia, el tiempo disponible para resolverla era mucho menor. La posibilidad de corregir los comprobantes y sus efectos fiscales dependía de las circunstancias del caso.
¿Qué habría cambiado con un precierre?
Una revisión antes de terminar el ejercicio habría permitido identificar el pago sin comprobante, solicitar la documentación correspondiente, verificar las retenciones y conciliar la información con el contador antes de preparar la declaración anual.
Esta experiencia también aplica a cualquier empresa, independientemente de su tamaño o actividad. Puedes tener ventas importantes, recibir pagos puntualmente y mantener tu operación funcionando; sin embargo, si tu información financiera, contable y fiscal no está conciliada, podrías estar tomando decisiones sin conocer completamente tu situación.
Las diferencias no siempre se descubren cuando ocurren. En ocasiones aparecen cuando necesitas presentar una declaración, solicitar financiamiento, realizar una inversión o preparar el cierre anual.
¿Cómo evitar que algo similar suceda en tu empresa?
Comienza por tu información financiera. Solicita estados financieros actualizados y compáralos con la proyección del año. Revisa ingresos, costos, gastos y utilidad real para identificar desviaciones y decidir qué necesita atención.
Concilia tus operaciones. Contrasta los movimientos bancarios, las cuentas por cobrar y por pagar y los comprobantes fiscales. Pide a tu equipo contable una relación de diferencias pendientes y establece responsables y fechas para aclararlas.
Revisa tu situación fiscal. Verifica pagos provisionales, retenciones, deducciones y obligaciones pendientes. Una proyección oportuna te ayuda a preparar recursos y atender diferencias conforme a las reglas aplicables.
Anticipa tus compromisos. Proyecta el flujo de efectivo de los próximos meses considerando cobros esperados, adeudos, inversiones y pagos fiscales. Así podrás
evaluar si cuentas con liquidez suficiente para terminar el ejercicio sin comprometer la operación.
La intención no es solamente encontrar errores. Es contar con información confiable para tomar mejores decisiones.
El cierre de año es una oportunidad para tomar el control
Esta experiencia nos recordó que delegar la contabilidad no significa desentenderse de la información financiera y fiscal del negocio. El contador puede encargarse de los registros y las declaraciones, pero el empresario también necesita conocer sus resultados, identificar compromisos y mantener comunicación constante con quienes administran su información.
Un precierre permite reunir estas piezas, detectar situaciones que requieren atención y definir las decisiones necesarias antes de que termine el ejercicio. Porque el cierre de año no comienza cuando llega diciembre: comienza cuando decides
revisar cómo está realmente tu empresa.
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