¿Tu equipo sabe qué significa hacer bien su trabajo?
Por Mariana Márquez | Capital Consulting
Muchas veces damos por hecho que las personas entendieron un mensaje porque se comunicó de manera verbal o escrita. Sin embargo, pueden existir barreras en la comunicación que generen errores, retrabajos, retrasos y desacuerdos, tanto a corto como a largo plazo.
La comunicación es mucho más que solo transmitir mensajes, también permite alinear objetivos, aclarar responsabilidades y establecer compromisos. Por eso, antes de evaluar el desempeño de un equipo, conviene revisar si cada persona sabe qué se espera de ella y cómo se medirá su contribución.
Para mejorar la comunicación dentro del equipo se puede considerar aplicar las siguientes prácticas:
Comunicar claramente lo que requiero. Qué, cómo, cuándo, dónde, por qué.
No asumir. Asegurar que el receptor entendió el mensaje. Confirmar acuerdos, entregables, fechas compromiso.
Seguimiento a acuerdos. Documentar compromisos, comunicar cambios, alcances.
También es muy común dentro de las organizaciones detectar que cada colaborador está solo concentrado en sus propias responsabilidades y eso se debe muchas veces a la falta de claridad en los objetivos en común o el objetivo general. Los líderes deben tener objetivos claros y que los equipos estén alineados en sus objetivos con los de la organización.
Establecimiento de objetivos
Los objetivos organizaciones son la guía para la toma de decisiones, ya que son las metas que se tratan de alcanzar, ya sea a corto, mediano y largo plazo. Para el establecimiento de objetivos se recomienda utilizar el enfoque SMART, el cual ayuda a convertir una intención general en un objetivo concreto y medible:
S -Specific (Especifico): El objetivo, la meta.
M -Measurable (Medible): La medida a lograr.
A - Achievable (Alcanzable): Acciones y tareas para lograrlo.
R -Realistic (Realista): No ser ni pesimista ni ilusionadamente optimista.
T -Time (Tiempo): ¿En cuánto tiempo lograré los objetivos?
Ejemplo
Objetivo poco claro: “Mejorar la atención al cliente”.
Objetivo SMART: “Incrementar del 85 % al 95 % las solicitudes de clientes atendidas dentro del plazo acordado, durante los próximos tres meses, mediante la asignación de responsables y una revisión semanal de pendientes”.
A partir de este objetivo, el equipo puede definir un KPI: porcentaje de solicitudes atendidas en el plazo establecido. La fórmula sería: (solicitudes atendidas a tiempo ÷ total de solicitudes atendidas) × 100. La frecuencia de revisión puede ser semanal.
Los indicadores KPIs (Key Performance Indicators, Indicadores clave de rendimiento) permiten observar si una empresa, área o proyecto alcanza sus objetivos.
No basta con definirlos; también hay que asignar responsables, establecer una frecuencia de revisión y acordar qué acciones se tomarán cuando los resultados se desvíen de lo esperado.
Para que el seguimiento sea útil, cada compromiso debe incluir:
Una tarea o entregable específico.
Una persona responsable.
Una fecha límite.
Un criterio para validar que se completó.
Una fecha de revisión y, cuando sea necesario, una acción correctiva.
Así, la estrategia deja de ser una lista de buenas intenciones y se convierte en un plan de trabajo observable, medible y ajustable.
¿Por qué esto es importante?
Cuando la información y objetivos son claros, es más fácil que los colaboradores de la empresa tengan en mente como sus propias responsabilidades suman al objetivo general de la organización. Reduciendo errores, retrabajos y poder tomar decisiones para decidir sobre el rumbo del plan de acción. Poder medir el progreso ayuda la anticipación y optimización de recursos.
El objetivo no es medir por medir ni aumentar la supervisión, sino crear condiciones para que las personas sepan qué hacer, con qué estándar, para cuándo y cómo se evaluará el resultado.
Capital Tip:
Antes de asignar una tarea, verifica estos cuatro puntos: resultado esperado, responsable, fecha de entrega y forma de comprobar el cumplimiento.
Como práctica semanal, revisa con tu equipo tres preguntas: ¿qué se logró?, ¿qué está detenido y por qué?, y ¿qué decisión o apoyo se necesita para avanzar? Una reunión breve con acuerdos concretos puede ser más útil que varios mensajes sin seguimiento.
Conclusión
Un equipo no puede cumplir de manera consistente con expectativas que no conoce. Comunicar bien implica explicar, confirmar, medir y dar seguimiento. Cuando las personas comprenden el propósito de sus tareas y cómo se evaluarán, tienen mejores condiciones para trabajar de forma coordinada y contribuir a los objetivos del negocio.
Pregunta para reflexionar: ¿En tu organización cada colaborador tiene claro qué resultado debe entregar y cómo se medirá su trabajo?
Si en tu empresa hay tareas que se retrasan, responsabilidades poco claras o indicadores que no se revisan, en Capital Consulting podemos ayudarte a identificar oportunidades de mejora y estructurar objetivos, indicadores y rutinas de seguimiento alineadas con tus metas.
Escríbenos para conversar sobre cómo fortalecer la comunicación y el seguimiento de resultados en tu equipo.
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